Pentingnya manajemen dan dokumentasi setiap keputusan dalam sebuah organisasi atau institusi

 

 

Kebijakan dalam sebuah organisasi dengan anggota berjumlah banyak dan multi kepentingan tentu berbeda dengan kebijakan dalam sebuah kelompok kecil dengan jangkauan kepentingan yang kecil. Berikut ini hal-hal yang menunjukkan betapa pentingnya manajemen kebijakan dalam sebuah organisasi / institusi.

1. Mempermudah aksesibilitas ketika disosialisasikan.

Dengan tertulisnya dan diberi nomor sebuah surat keputusan atau kebijakan, maka keputusan-keputusan tersebut akan lebih mudah disebarkan kepada pihak-pihak yang berkepentingan terhadap keputusan tersebut. Komunikasi dan sosialisasinya juga akan lebih mudah karena dimana aksesnya, bagian apa yang mengalami update, dan apa pertimbangannya, juga lebih mudah untuk dikomunikasikan. Keberhasilan sosialisasi sebuah kebijakan juga sangat berpengaruh terhadap keberhasilan sebuah kebijakan untuk mencapai tujuan.

2. Mempermudah evaluasi.

Dengan adanya dokumentasi, penomoran dan manajemen yang baik terhadap keputusa-keputusan yang dilakukan seiring dinamika organisasi, maka akan lebih mudah dalam melacak dan mengembangkan kebijakan berikutnya. Sebuah organisasi atau institusi tentunya akan mengalami pasang surut atau dinamika. Dimana setiap dinamika itu tentunya perlu ditanggapi dengan sebuah kebijakan yang terukur dan terarah. Jika sebuah kebijakan dilakukan secara sembarangan dan tidak memperhatikan kebijakan-kebijakan sebelumnya, tentunya sebuah kebijakan baru yang dibuat akan sangat riskan tidak tepat sasaran atau sia-sia belaka. Manajemen kebijakan yang baik juga akan mempermudah untuk mengukur tingkat keberhasilan sebuat kebijakan. Sehinggan kebijakan yang dianggap gagal mendapatkan tujuan tidak perlu dilanjutkan lagi. Demikian juga denga kebijakan yang terukur berhasil untuk mendapatkan tujuan, kebijakan semacam ini perlu dilestarikan.

3. Mempermudah maintenance kebijakan.

Setiap kebijakan boleh jadi tepat pada masa sebelumnya tapi sudah tidak relevan lagi pada masa berikutnya. Setiap kebijakan semestinya juga tidak tumpang tindih antar satu kebijakan dengan kebijakan lainnya. Dengan adanya penomoran dan manajemen kebijakan yang baik, maka bagian-bagian kebijakan mana yang telah usang atau ditemukan tidak tepat akan lebih mudah diperbaiki atau diupdate dan tidak perlu merombak keseluruhan kebijakan, yang tentunya akan memakan banyak tenaga. Namun kalau tanpa manajemen dan dokumentasi yang baik, maka butir-butir kebijakan akan terlihat sangat rumit dan saling timpang tindih, baik antar satu kebijakan dengan kebijakan lainnya, maupun antar satu kepentingan dengan kepentingan lainnya.

4. Sebagai catatan riwayat perkembangan organisasi.

Riwayat kebijakan yang terdokumentasi dengan baik akan sangat membantu dalam melihat siklus dan sejarah menajerial organisasi. Data ini nantinya akan sangat berguna dalam memproyeksikan visi yang tepat bagi perusahaan kedepannya agar lebih baik. Akan lebih bermaka lagi riwayat kebijakan-kebijakan organisasi atau isntitusi jika dihubungkan dengan ilmu data mining, dimana kita akan bisa menemuka riwayat kebijakan yang berhasil dan kurang berhasil sehingga nanti kedepannya kita bisa membuat kebijakan yang diharapkan mampu mengulangi keberhasilan sebelumnya dan bisa menghindar dari kegagalan yang pernah dialami sebelunya.